Rosen Law Firm gagne du temps et économise de l'argent grâce à Vonage Business Communications

Étude de cas Vonage Business Communications : Rosen Law Firm

Chaque année, l'ancien système de Rosen Law Firm forçait l'entreprise à prendre la décision de s'engager auprès d'une solution très onéreuse aux fonctionnalités limitées, qui ne répondait pas à ses besoins. La solution Vonage Business Communications hébergée sur le cloud lui permet de bénéficier de fonctionnalités solides, telles que l'enregistrement des appels, et d'une application mobile pour mobiliser ses employés et gagner en efficacité au niveau des formations et des journées de travail. De plus, elle répond aux besoins de ses équipes d'assistance et de service grâce à un forfait mensuel unique qui permet de réaliser des économies.

Une journée d'enregistrement d'appel suffit à compenser le coût de [notre service de téléphonie] pour une année, au sens propre, en renforçant les compétences d'un employé en une seule journée.

Lee Rosen

Lee Rosen, avocat spécialisé en droit de la famille en Caroline du Nord, aux États-Unis, possède des bureaux aux quatre coins de l'État. Ses employés de Rosen Law et lui utilisent Vonage Business Communications comme service de téléphonie hébergé afin de travailler depuis n'importe quel lieu possédant une connexion haut débit, tout en continuant à fournir à leurs clients des appels téléphoniques de haute qualité. Pour en savoir plus sur Rosen Law Firm, rendez-vous sur www.rosen.com.

Solution hébergée dans le cloud : des besoins informatiques réduits pour de plus grandes économies

Il y a quelques années, Rosen Law se servait d'une solution sur site. Ses serveurs Windows^® posaient tous les problèmes typiques d'une configuration sur site : les frais liés à l'embauche d'un spécialiste en informatique, des limitations d'espace, des factures énergétiques conséquentes et des ennuis fréquents en raison des modifications du système. La société devait non seulement rémunérer un technicien pour qu'il vienne réaliser les modifications (pour chaque serveur), mais elle devait également payer des frais d'assistance à son fournisseur de service de téléphonie, des coûts entièrement distincts de ceux de leur connexion téléphonique.

« Vonage Business Communications a mis fin à nos problèmes. La solution évolue constamment et nous n'avons pas à payer de frais supplémentaires pour en bénéficier. C'est comme si nous recevions une surprise presque tous les mois. C'est vraiment révolutionnaire, car nous avons pour la plupart l'habitude d'investir et de nous enfermer dans une solution jusqu'à ce que nous achetions quelque chose d'autre. »

Une plus grande flexibilité grâce à un portail facile d'accès

Rosen indique que la transition de son ancienne solution vers Vonage s'est faite de manière fluide et sans causer d'interruption de service. La société a choisi des postes facturés à l'utilisation pour sa salle de conférence, des postes illimités pour la plupart des téléphones de ses employés et des postes virtuels pour les employés travaillant à distance.

« Il suffit d'une minute pour régler nos postes. Nous n'avons qu'à nous connecter, effectuer la modification, cliquer sur 'OK' et c'est bon. Nous pouvons modifier l'ensemble de notre configuration en quelques minutes seulement. »

Rosen Law est une société de taille relativement petite. La gestion de Vonage Business Communications a été confiée à un assistant administratif. Si les employés ont des questions concernant la personnalisation de leur poste ou l'utilisation d'une fonctionnalité, cette personne est capable de former rapidement et facilement l'ensemble du personnel à l'utilisation du système.

« Utiliser le portail en ligne s'avère aussi simple que de jouer à un jeu vidéo. Nos employés maîtrisent le fonctionnement du portail en à peine quelques minutes et peuvent travailler sans problème. »

Une personnalisation simple et un service client de première classe

Après avoir été formés au fonctionnement du portail utilisateur, les employés de Rosen Law n'ont eu aucune difficulté à se connecter par eux-mêmes afin de modifier leur messagerie vocale, leurs paramètres « Never Miss a Call » et d'autres éléments. Rosen a remarqué pour les problèmes plus complexes, le service client s'avère utile et guide les utilisateurs finaux dans leur résolution afin de les remettre sur les rails.

« Nous avons été très agréablement surpris par l'attitude de l'équipe du service client. Elle accompagne nos utilisateurs dans la résolution de leurs problèmes, les aide à trouver une solution et leur permet de se remettre au travail. Elle ne nous renvoie pas à chaque fois vers un autre point de contact pour obtenir de l'aide. »

Une meilleure mobilité, un espace de travail étendu pour les avocats

Seul un petit nombre d'employés de Rosen Law sont présents régulièrement dans ses locaux. En raison de leurs déplacements, ils ont tendance à travailler à distance dans un café ou un palais de justice. L'application mobile et les téléphones logiciels leur permettent d'ailleurs de rester connectés (des frais de données mobiles peuvent s'appliquer).

Une formation simple et abordable grâce à l'enregistrement des appels

La plus grande différence observée par Rosen Law à la suite de l'adoption de Vonage Business Communications est la réduction de moitié des coûts liés aux appels téléphoniques. La société a également opté pour le service d'enregistrement des appels à l'échelle de l'entreprise, qu'elle utilise pour former les nouvelles recrues et les anciens employés afin d'identifier les points forts et les points faibles des techniques de prise en charge des appels.

« La fonctionnalité d'enregistrement des appels de l'entreprise n'offre que des avantages. Elle nous fait gagner de l'argent puisqu'elle nous permet d'écouter ces enregistrements, d'offrir des retours aux employés et de les voir améliorer leurs performances à chaque instant. Une journée d'enregistrement d'appel suffit à compenser le coût de [notre service de téléphonie] pour une année, au sens propre, en renforçant les compétences d'un employé en une seule journée. »

Des bureaux connectés dans le monde entier

Rosen Law est également parvenue à gérer les communications avec ses employés en déplacement à l'autre bout du monde. En effet, ses experts voyagent beaucoup et parviennent à conserver une connexion de qualité avec le reste de l'équipe, qu'ils se trouvent en Espagne, Alaska, Argentine ou Égypte. Pour ce qui est d'attirer et de fidéliser les meilleurs talents, Rosen a remarqué que lorsque la juriste en chef du cabinet est partie s'installer dans un autre État, elle n'a pas souhaité démissionner pour autant. Il n'aurait pas été possible de la conserver au sein de l'équipe avec un système téléphonique traditionnel. Les employés voyagent pendant leur temps libre sans que cela n'affecte les opérations de la société ou leur présence au travail.

Conclusion : les entreprises s'améliorent grâce à Vonage

Rosen Law a économisé des centaines de dollars sur son système de téléphonie, a réussi à améliorer ses fonctions de reporting et de formation pour augmenter l'efficacité de son personnel et, grâce à des capacités de déplacement supplémentaires, a permis à ses employés de trouver un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. « Travailler à distance sur son téléphone portable est une chose, explique Lee Rosen. C'est autre chose de réunir votre ordinateur et votre téléphone au sein d'un seul appareil et de bénéficier de cette fonctionnalité supplémentaire. C'est comme travailler du bureau avec vos outils habituels devant vous. »